La matrícula mercantil es un medio que identifica al empresario y a su establecimiento y, por ello, todas las personas físicas o jurídicas tienen la obligación de matricularse en el Registro Mercantil. No en vano, el artículo 26 del Código de Comercio colombiano indica que el objeto de esta institución es llevar la matrícula de todos los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos.
La importancia de la matrícula mercantil puede valorarse desde diversas perspectivas. En primer lugar, supone una fuente de información comercial a la que pueden acceder quienes se muestren interesados en conocer la actividad económica y otros datos de la persona inscrita. En segunda instancia, actúa como vía para facilitar contactos comerciales entre proveedores y clientes. También, puede ofrecer facilidades a la hora de obtener un préstamo financiero, así como para realizar la inscripción en el Registro Único de Proponentes (RUP). Pero, sobre todo, acredita la condición de comerciante.
Constituir y matricular una sociedad paso a paso
Las sociedades recién constituidas, ya sea por escritura pública o documento privado, deben matricularse en la Cámara de Comercio con jurisdicción en el lugar donde se establecerá el domicilio social de la empresa. En este caso, la matrícula se realizará dentro del mes siguiente a la fecha de la escritura pública o documento privado de constitución. Estos son los pasos a seguir:
Presentar copia del documento de constitución.
Obtener el formulario de Registro Único Empresarial (RUES) y rellenarlo debidamente.
Presentar la inscripción en el Registro Único Tributario (RUT), un trámite que puede realizarse en la página web de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Realizar el pago de los derechos de inscripción por la escritura pública o documento privado y por la matrícula mercantil de la sociedad. Igualmente hay que pagar el denominado impuesto de registro que afecta a todos los actos, documentos y contratos que se registran ante la Cámara de Comercio.
Renovación de la matrícula mercantil
Tanto las personas físicas como jurídicas están obligadas a renovar la matrícula mercantil cada año y deben hacerlo antes del 31 de marzo. El objetivo no es otro que mantener actualizado el registro y garantizar su eficacia. La información que se presente en el momento de la renovación debe corresponder al balance con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior.
Para renovar la matrícula mercantil, simplemente hay que rellenar el formulario Registro Único Empresarial y Social (RUES), tanto online como en cualquiera de las sedes de la Cámara de Comercio que le corresponda a la empresa (en este enlace encontrará el formulario correspondiente a la Cámara de Comercio de Bogotá). Asimismo, habrá que pagar los derechos de renovación.
¿Cuáles son los beneficios de renovar la matrícula mercantil? Facilita el acceso al crédito de las entidades financieras; la pertenencia a la base de datos empresarial más grande de Colombia, integrada por las Cámaras de Comercio de las principales ciudades; o la posibilidad de celebrar contratos con el Estado, entre otros.