De hecho, esta alternativa está ganando adeptos en México, pues, según la compañía IZA Business Center, es una modalidad que ha experimentado un incremento del 20% en lo que va de año, lo que, sin duda, significa que está teniendo una gran acogida entre los emprendedores del país. La principal ventaja de este sistema es que, a parte de un ahorro importante si se compara con tener una oficina propia, proporciona similares prestaciones a una tradicional tales como servicio de recepción de llamadas, dirección comercial o disponibilidad de la sala de juntas.
Se trata de un opción “ideal para nuevos empresarios o profesionales independientes, que deseen proyectar una imagen de éxito, con una baja inversión y sin perder horas por tiempo de traslado”, señala Business Offices & Administrative Services, una empresa mexicana que ofrece este tipo de servicios.
Ventajas de las oficinas virtuales
Veamos en qué consiste exactamente una oficina virtual. La primera premisa es que ésta se diferencia de una normal únicamente en el espacio físico, es decir, en la localización en el interior de un edificio. No obstante, el empresario sí dispone de una dirección comercial y fiscal en la que podrá recibir la correspondencia.
El servicio de contestación telefónica personalizada por parte de recepcionistas profesionales es otro de los elementos de los que no se prescinde. Incluso, en muchas compañías que ofertan oficinas virtuales cuentan con atención bilingüe al cliente. Al mismo tiempo, esta secretaria se encargará de tomar nota y transferir las llamadas, de modo que el empresario esté en todo momento en contacto con sus clientes.
Además, gracias a la oficina virtual, la persona que la contrate no tendrá que preocuparse por los típicos gastos de luz, teléfono, etc, ni, tampoco, por los desplazamientos al lugar de trabajo y la pérdida de tiempo que ello ocasiona. No en vano, Regus afirmó en un estudio el pasado año que en Ciudad de México para trasladarse al trabajo se necesita una media de 45 minutos. Esta continua exposición al tráfico y a los atascos se traduce en un aumento de estrés para el trabajador, según indica la proveedora mundial de espacios de trabajo. Por razones obvias, este modelo reduce considerablemente los tiempos de traslado.
Este formato, igualmente, supone una gran ventaja en caso de que alguna empresa sufra algún desastre natural o imprevisto, pues no impide la continuidad del negocio; todo lo contrario, facilita seguir la marcha de la actividad sin ninguna interrupción.
Qué hay que tener en cuenta para elegir una oficina virtual
Uno de los principales detalles a considerar a la hora de alquilar una oficina de este tipo es su ubicación, es decir, que se encuentre en un punto estratégico y de fácil acceso tanto para proveedores como clientes. Al hilo de esto, es conveniente prestar atención al interior de las propias oficinas. Que posean una recepción que dé buena impresión o que el pack contratado incluya algunas horas de uso de la sala de capacitación y sala de juntasson condiciones imprescindibles.
La dirección comercial para recibir correspondencia suele ser uno de los servicios básicos que ofrecen estas compañías que alquilan oficinas virtuales; no obstante, es aconsejable asegurarse. También, habría que valorar la posibilidad de incluir un logotipo de su empresa en el vestíbulo para destacar su imagen corporativa, aunque suponga un costo extra.
El uso de aparcamiento sería deseable, pero no sólo para uno mismo, sino también para los clientes, proveedores, socios, etc.
Un último punto a tener en cuenta es si la tarifa contratada incluye la libre utilización del equipo de oficina como fax, wifi o fotocopiadora.
De este modo, las oficinas virtuales se alzan como una alternativa en la que tendrá todas las facilidades y beneficios que proporciona una física pero mucho más adecuada al bolsillo de aquel que se inicia en el mundo empresarial.