Con respecto a este derecho fundamental las empresas y organismos públicos que utilizan y reciben datos de carácter personal de sus clientes y usuarios, así como de sus empleados, se ven en la obligación de garantizarlo.
Con respecto a esta obligación, es importante conocer ciertos conceptos como:
Responsable de un fichero: es la entidad, persona, u órgano administrativo que decide sobre la finalidad, el contenido, y el uso que se le va a dar a esos datos personales.
Sobre el responsable del fichero recaen las siguientes obligaciones según la Ley:
Debe notificar para su correspondiente inscripción de la existencia del fichero de datos al Registro General de Protección de Datos
Debe asegurarse de:
Que los datos sean recogidos de forma legal y lícita.
Que los datos sean veraces y adecuados
Que se les dé el tratamiento apropiado para el fin por el que fueron recogidos.
Deberá garantizar el cumplimiento de los deberes de secreto y seguridad.
Los titulares de los datos deberán ser informados de que éstos van a ser recogidos.
Deberán proporcionar a estos titulares los mecanismos apropiados para:
Oponerse al tratamiento que se le dé a estos datos.
Tener acceso a estos datos para conocer cuáles están en el fichero.
Rectificar los datos si así lo considera el titular.
Cancelar la inclusión de dichos datos si así lo considera el titular.
Si en su relación con terceros, éstos tienen accesos a sus ficheros de datos, deberá asegurarse de que éstos cumplen con lo relativo a la Ley Orgánica de Protección de Datos, conocida como LOPD.
Si dicha empresa, entidad, órgano administrativo, o persona se desenvuelve en un sector que tiene una legislación específica para el tratamiento de datos, tiene obligación de cumplir con la misma.
Encargado de un fichero: Según estipula la Ley, el encargado de un fichero, o encargado del tratamiento es la persona física o jurídica, pública o privada, u órgano administrativo, que, ya sea solo o conjuntamente con otros trata datos personales por cuenta del responsable del fichero.
Existe una relación jurídica entre el encargado del fichero y el responsable del mismo. El encargado del fichero presta algún servicio para el cual tiene acceso al fichero de datos.
La protección de datos por parte de estas personas que tienen acceso al fichero de datos deberá estar garantizada en su relación contractual con el responsable del mismo.
En dicho contrato debe indicarse explícitamente que el encargado del fichero tratará los datos según le indique el responsable del fichero, además especificando claramente que no deberán utilizarse estos datos para ningún otro fin que el que decida el responsable. Quedará también establecido que dicha persona no podrá comunicar a terceras personas los datos, ni siquiera para efectos de conservación de los mismos.
El incumplimiento de la Ley de Protección de Datos en cualquiera de sus aspectos puede conllevar importantes consecuencias legales y sanciones económicas, con infracciones leves desde 601€ hasta infracciones muy graves con multas hasta 601.012€.