Requisitos y recomendaciones para preparar su viaje comercial
Preparar un viaje comercial con la antelación necesaria es imprescindible para poder llevarlo a cabo. Obtener determinados tipos de documentación, exigidos para entrar en el país de destino, es un proceso que puede llevarle semanas en algunos casos. No deje la planificación para los días previos al viaje y tenga en cuenta los siguientes puntos:
Requisitos para entrar en el país y realizar actividades profesionales:
Pasaporte: Se recomienda que tenga una validez de mínimo 6 meses para entrar a determinados países.
Visados: Consulte en su embajada o consulado si dependiendo de su nacionalidad debe solicitar un visado para la entrada al país.
Requisitos para introducir muestras o regalos comerciales en el país: además de valorar la posibilidad de enviarlos por adelantado, es necesario que conozca los procedimientos y formalidades que ello implicaría, en cualquiera de los dos casos.
Recomendaciones respecto a seguridad: consulte la información concreta del país de destino y las alertas que los Ministerios de Relaciones Exteriores pudieran tener con determinadas zonas y países.
Recomendaciones respecto a salud: le conviene informarse acerca de las vacunas recomendadas o las medidas de prevención necesarias para su viaje. No todas las zonas son iguales. Puede obtener esta información en el Ministerio de Relaciones Exteriores de su país.
La logística de todo viaje comercial
No deje nada a la improvisación y sea previsor en todo lo relacionado con:
Agenda. Asegúrese de que los días que tiene planeados para realizar las visitas no son días festivos en el lugar de destino y concierte formalmente las citas con sus clientes. Trate de optimizar al máximo su tiempo e intente cumplir con su planning.
Alojamiento. Seleccione el modo de alojamiento más apropiado para su fin comercial teniendo en cuenta distancia a los lugares a visitar, número de personas que viajarán con usted (si no lo hace solo) y precios (aunque siempre recuerde que es conveniente pagar un poco más si ello le garantiza una mayor seguridad).
Transporte. Deberá decidir si va a desplazarse en un coche de alquiler o si empleará otro tipo de transporte. En este sentido, es imprescindible que conozca detalles acerca del país de destino, como por ejemplo si los taxis son seguros. Puede hacer uso de la información oficial pero también se recomienda el uso de foros de internet.
Idioma. También necesitará prever si va a utilizar los servicios de algún intérprete local, para ello le podría interesar solicitar un listado en la Cámara de Comercio de su región y país, que le permita hacer una selección de forma previa al viaje.
Dinero en la moneda local y tarjetas de crédito. Interesa que lleve una cantidad de dinero, no demasiado grande, en la moneda local aunque, una vez allí emplee las tarjetas de crédito (revise sus fechas de caducidad antes de viajar).
Seguro de viaje. Siempre conviene que contrate uno. Deje copia del mismo a una persona de su confianza, junto con fotocopia de su pasaporte (y visado si hubiese sido necesaria su tramitación).
Últimos detalles
Antes de salir hacia su destino, invierta un poco de tiempo en conocer qué se va a encontrar en el país de destino, por ejemplo, le conviene saber:
Si las propinas son obligatorias (y en qué porcentaje) o si no lo son.
Si existe algún tipo de protocolo o etiqueta que deberá observar en sus relaciones comerciales.
Si existe algún tipo de código de conducta relacionado con la cultura o religión del país al que viaja.