Cómo conocer los gastos del negocio
Estar informado es necesario, y para ello debe buscar la actualización continua de la información contable y la calidad de los datos, ya que de otra forma se producirían desviaciones en las conclusiones de su análisis:
Anote los ingresos y gastos de su negocio: no puede prescindir de llevar unas cuentas actualizadas ya que, en base a ellas, usted tomará sus decisiones y definirá la estrategia de la empresa.
Clasifique sus gastos atendiendo a sus características: separe, por ejemplo, los gastos fijos de los variables para poder efectuar un análisis más profundo de cada uno de ellos.
Acote sus gastos en periodos: debe ser consciente de sus gastos anuales, por trimestre, por mes y también debe conocer lo que le cuesta abrir la puerta de su negocio cada día.
Hoy en día, existen en el mercado numerosas soluciones que automatizan la contabilidad de la empresa, cubriendo sus necesidades desde lo más básico, hasta softwares que van más allá e incorporan simuladores que se acompañan de un expertise que suele ser de gran ayuda a la hora de definir estrategias pensando en el futuro.
La forma de controlar los gastos en la empresa
Cuando ya ha procedido a la actualización, clasificación y análisis de sus gastos, puede pasar a controlarlos:
Examine todos los gastos para detectar todos aquéllos que sean superfluos o prescindibles. Deshágase de ellos.
Revise de nuevo para encontrar los que sean susceptibles de ser sustituidos por otros menos costosos. Busque alternativas que los reemplacen.
Repase los que quedan y trate de encontrar la forma de hacer que supongan un gasto menor. Por ejemplo, negociando con los proveedores las condiciones de suministro, de contrato o de servicio.
Haga un seguimiento de los gastos y analice las fluctuaciones. Descubra por qué hay meses que paga menos y cuáles son las causas de que en otras ocasiones se disparen los gastos.
El control de gastos en la empresa y la responsabilidad compartida
El control de gastos en la empresa es responsabilidad de todos y por eso cada individuo debe tomar decisiones que conduzcan al ahorro. Desde la dirección empresarial:
Se plantearán políticas de incentivos: que premien a los departamentos donde se consigan reducir gastos o a las personas que aporten ideas orientadas a minimizar costes.
Se buscará optimizar los recursos: utilizando la tecnología adecuada y suficiente, buscando soluciones enfocadas al ahorro (por ejemplo griferías de ahorro de agua en los lavabos, iluminación asociada a detectores de presencia en las zonas de paso, etc.) y planificando con una mentalidad low cost.
Se intentará abogar por la sostenibilidad y el consumo responsable: aprovechando las horas de luz y minimizando reuniones a últimas horas del día, evitando desplazamientos y promoviendo prácticas como el teletrabajo, que resumirían muchos de los objetivos que se buscan con el control del gasto.
Desde la individualidad, cada persona, independientemente de su posición:
Tratará de hacer un consumo responsable de los recursos a su disposición: material de oficina, dietas, consumibles, etc.
Aportará soluciones enfocadas al ahorro.