Hay tres aspectos a considerar:
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Realizar una conveniente selección de proveedores atendiendo a criterios imprescindibles como la calidad, el precio o el plazo de entrega.
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Disponer de almacenes donde guardar y tener organizadas las existencias
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Desarrollar un sistema eficaz de gestión de inventarios para llevar un control de existencias y determinar el ritmo de pedidos.
El ciclo de aprovisionamiento
Llamamos ciclo de aprovisionamiento al periodo comprendido entre el momento en que se realiza la compra de materias primas a los proveedores hasta que el producto terminado es vendido al cliente. Este ciclo, por tanto, sigue un orden cronológico.
El proceso comienza con la empresa adquiriendo en el exterior los bienes necesarios para la producción. Aquellos que no sean utilizados serán llevados al almacén, al igual que el producto fabricado hasta que sea vendido (las llamadas existencias).
Son, en este sentido, cuatro los movimientos que se generan en el almacén:
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Entrada de las materias primas.
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Salida para su producción.
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Entrada del producto terminado.
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Salida del mismo para su venta.
Fases del proceso de compras
La actividad de aprovisionamiento, como se sabe, tiene dos funciones principales: la gestión de compras y la gestión de inventarios. En esta ocasión nos centraremos en la primera, que hace referencia al suministro responsable de materiales mediante la negociación con los proveedores.
Podemos mencionar cinco fases:
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Identificación de necesidades, así como la manera en que deben ser satisfechas.
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Selección de proveedores, previa investigación del mercado.
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Análisis de ofertas y negociación con el proveedor.
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Seguimiento y vigilancia de la mercancía. Control cualitativo y cuantitativo.
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Gestión y organización de los diferentes materiales recibidos.
La conclusión que podemos extraer de un aprovisionamiento eficiente es que da como resultado un abastecimiento económico, lo que incidirá positivamente en el precio del producto final y, por ende, en la respuesta del consumidor.
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