Qué son gastos de representación y qué no lo son
Frecuentemente se producen confusiones a la hora de diferenciar los gastos de representación con los de viaje de empresa en general. La diferencia se encuentra en la finalidad de las acciones.
El objetivo de los gastos de representación es la promoción, consolidación y posicionamiento de la imagen de la empresa, como por ejemplo una invitación a un cliente a una actividad lúdica, un espectáculo o una cena. Los gastos de viaje se sitúan en un contexto más general, abarcando toda actividad que el empleado realice fuera de su puesto de trabajo, como visitas o desplazamientos técnicos.
Tratamiento fiscal de los gastos de representación
En este aspecto, los gastos de representación son muy similares a los de viaje. Ambos se contabilizan como un concepto aparte del salario del trabajador y la empresa tiene derecho a la recuperación del IVA soportado, siempre que se ajuste a los siguientes requisitos:
- El gasto ha de estar relacionado directamente con la empresa y ser una inversión de cara a conseguir beneficios futuros.
- El ticket no es suficiente para justificar el gasto. Se necesita una factura rectificativa emitida por el proveedor, donde conste: el NIF o CIF del proveedor y cliente, concepto del gasto e IVA desglosado.
Problemas (y soluciones) en la gestión de los gastos de representación
Los principales problemas de gestión y control de este tipo de gastos, así como las soluciones o consejos para facilitar su manejo son los siguientes:
- Recopilación, supervisión y validación de los justificantes.
- Situaciones de fraude.
- Dificultades en el análisis del gasto y el control del presupuesto.
Utilizar el formato papel en el proceso de recopilación y validación de los tickets o justificantes para el posterior reembolso del gasto es engorroso, ineficaz e induce a errores y olvidos.
La solución pasa por la implantación de algún software específico de uso en móviles y tablets que permita la captura fotográfica de estos tickets, la clasificación de los mismos y su posterior generación y validación de las notas de gasto, trabajando en todo momento en formato digital, sin papeles de por medio.
La mayoría de veces por desconocimiento y, en ocasiones, de forma consciente se producen fraudes en las notas de gasto, como por ejemplo conceptos no permitidos o engrosamiento de la facturas.
La definición de unas políticas de gasto muy claras y detalladas y los sistemas automatizados ayudan a eliminar o reducir drásticamente este tipo de situaciones que, además de suponer un perjuicio económico para la empresa, ayudan a crear un clima de desconfianza.
Todas las empresas conocen cuál ha sido la cantidad total de gastos de representación en un periodo determinado en concepto de: viajes, invitaciones a clientes, organización de eventos, jornadas lúdicas, etc. Pero son muchísimas menos las que se preocupan de obtener información detallada, y todavía menos analizada, relativa a en qué se está gastando exactamente el dinero por concepto, fecha, cliente, etc.
Un mayor interés e inversión humana y técnica en este tipo de análisis puede suponer un importante ahorro para la empresa, al poder controlar sus partidas al detalle y conseguir rebajas o acuerdos en, por ejemplo, los restaurantes o parkings utilizados frecuentemente.
Si quiere leer más sobre Gastos de Representación y resolver todas sus dudas sobre este tema, descárguese la guía “Gastos de Representación: preguntas frecuentes” editada por Captio, plataforma de expense reduction management.