La nómina es una obligación establecida en tres leyes mexicanas:
- Ley Federal del Trabajo, en su artículo 804 fracción II.
- Código Fiscal de la Federación, en el artículo 67.
- Ley de Seguridad Social en México, en su artículo 15.
¿Qué es la ‘Nómina’?
La nómina es un documento contable en el que se registran las percepciones a pagar a los empleados y las deducciones que deberá restar del salario. De esta operación aritmética se obtiene la cantidad final que el trabajador recibirá en un determinado período.
Periodicidad de la nómina
La nómina debe realizarse cada vez que se pagan sueldos y salarios. De acuerdo a este concepto la nómina se puede clasificar de tres maneras:
- Por tipo de percepción:
- Ordinaria. Sueldos o salarios comunes.
- Especial. Correspondiente a pagos especiales (aguinaldo o PTU).
- Por tipo de contrato:
- Personal de base.
- Personal eventual.
- Personal de confianza.
- Nómina de socios.
- Por período de pago:
- Semanal.
- Catorcenal.
- Quincenal.
- Mensual.
Percepciones a pagar
Esta primera parte de la nómina se refiere a todos los pagos a los que el trabajador tiene derecho, de acuerdo a su desempeño en el período correspondiente. Estas percepciones pueden ser:
- Sueldo o salario.
- Horas extras.
- Pagos por concepto de prestaciones sociales que correspondan.
- Pagos por concepto de prestaciones laborales que correspondan.
Deducciones a efectuar
Las deducciones son los conceptos por los que se descontará una parte del pago, se debe tomar en cuenta que las deducciones en todo momento deberán ser acordes a ley y sin violentar los derechos laborales del empleado o trabajador.
Elementos generales de la nómina
Este concepto se refiere a los pasos que debe seguir la empresa con respecto a la nómina, desde su creación hasta el cumplimiento de las leyes correspondientes. Los elementos básicos de la nómina son:
- Definición de pagos y descuentos.
- Definición y establecimiento de los calendarios de pago.
- Altas de nuevos empleados y clasificación según su tipo.
- Incidencias de los empleados (faltas, incapacidades, horas extras, permisos con o sin goce de sueldo, vacaciones, etc.)
- Pagos extras o descuentos que se deban efectuar.
- Cálculo de la nómina (pre-nómina)
- Re-cálculo y corrección de la nómina
- Obtención de reportes y archivos necesarios.
- Pago a los trabajadores o empleados.
- Cierre de la nómina.
- Presentación de declaraciones de pago mensuales.
La nómina es una elemento clave en toda empresa, ya que en ella se plasma una parte del flujo de capital, por lo que es necesaria su creación tanto para efectos legales como de organización interna.