Este tipo de presupuesto se hace antes de que dé inicio el periodo correspondiente y requiere que los encargados de cada área hagan un análisis de los gastos que tendrán y los den a conocer.
¿Cómo debe hacerse el presupuesto base cero?
El presupuesto base cero se debe hacer por escrito, detallando el área al que corresponde e indicando las necesidades o elementos que deben ser cubiertos, así como sus costos y tiempos. Únicamente se pueden considerar aquellos gastos que son realmente necesarios y se debe justificar cada uno de ellos. En gran medida, la aportación de capital va a depender de esta justificación. En caso de que se encontraran gastos que son considerados no necesarios o prescindibles, simplemente se recortarán para dar la posibilidad de incrementar el ahorro de la dependencia.
¿Qué buscan los presupuestos base cero?
La finalidad pura de estos presupuestos es lograr que las dependencias lleven a cabo todas sus actividades y sean igual de productivas sin desperdiciar tantos recursos. De este modo se consigue que las dependencias que cumplen con el objetivo del presupuesto cero representen un verdadero ahorro a la empresa.
¿Cómo se presenta la información del presupuesto cero?
Toda la información del presupuesto cero se presenta a través de los documentos llamados “paquetes de decisión”. Estos documentos deben mencionar todos los datos necesarios para identificar al área de la que hablan:
Nombre del paquete.
Área correspondiente.
Departamento.
Clasificación.
Propósito.
Descripción de las actividades del departamento.
Logros que ha conseguido.
Forma de medición utilizada.
Recursos requeridos.
Alternativas a los recursos.
Consecuencias de la no aceptación de requerimientos.
Decisión.
Fecha de preparación.
Utilidad real de los presupuestos base cero
Cuando se realizan los presupuestos base cero se permite que la empresa correspondiente realice una revisión exhaustiva de su trabajo y pueda aplicar los cambios necesarios para obtener mejores resultados. Al ser presentados los paquetes de decisión, la empresa se enfrenta a la tarea de elegir lo que le es más beneficioso y con esto puede eliminar aquello que no le sirve, llegando a un nivel superior.