Pautas para evitar impagos
Las principales armas para evitar los impagos son la coherencia y las tres siguientes premisas:
- Actuar con diligencia: o lo que es lo mismo, mantener una gestión impecable y puntual de su contabilidad. Estar actualizado acerca del estado de sus cuentas es competencia suya. Es recomendable mantener un control exquisito de los clientes que están empezando a retrasarse en los pagos y, por supuesto, una mayor atención en aquellos que alguna vez en el pasado 'olvidaron' abonar alguna cantidad.
- Conocer a su cliente: la información es poder y, aplicado a los negocios, poder de decisión. Contacte con otros proveedores del sector, busque en internet información sobre ese cliente potencial y, si los datos que obtiene no son consistentes, no siga adelante con la operación. Muchas veces lo que se deja de ganar es mucho menos perjudicial para el balance de la compañía que las pérdidas que producen los riesgos que muchas veces se corren.
- No auto-engañarse: especialmente en épocas de crisis es frecuente que muchos empresarios se dejen seducir por la idea de pedidos importantes o de nuevos clientes. Desconfiar de todo lo que se salga de lo habitual puede ser una buena pauta a seguir. Antes de dejarse llevar, analice cómo ha sido la trayectoria de su negocio y recuerde la famosa fábula de la lechera, para evitar caer en su propia trampa.
Recomendaciones generales para saber cómo actuar ante los impagos y las deudas
Cuando, lamentablemente, el impago ya se ha producido hay que tomar acciones:
- Insistir y gestionar el impago lo antes posible: el tiempo avanza en contra suya.
- Reclamar a la persona adecuada: sólo el interlocutor correcto tiene capacidad para solucionar su problema. Asegúrese de que ha encontrado a esa persona.
- Indicar exactamente la cantidad adeudada y en concepto de qué se contrajo la deuda: en ocasiones, la persona responsable desconoce la existencia de la deuda. Presuponga su buena fe y proceda a informarle.
- Aportar documentación: acuses de recibo de mercancía de la empresa transportista, facturas firmadas, órdenes de pedido, etc. Todos los documentos que puedan servir como medio de prueba deben recopilarse y mostrarse al responsable del impago.
- No recurrir a la agresividad verbal en ningún momento: mantener la educación y tratar de practicar la empatía le abrirán puertas o al menos no las cerrarán.
Pasos a seguir para gestionar un impago de una manera efectiva
Tomadas las primeras acciones, si no se logran resultados efectivos se necesita proceder con la reclamación de manera sistemática. Para ello haría falta seguir los siguientes pasos:
Reclamar la cantidad adeudada por teléfono, carta, email o fax.
Reclamar abono del monto impagado por carta con acuse de recibo, burofax o burotext.
Ofrecer alternativas al responsable de la deuda, como el pago fraccionado.
Contactar con abogados para poner el asunto en sus manos buscando una resolución extrajudicial de conflictos. Es una opción ágil y que garantiza el éxito en la mayoría de los casos.
Contactar con abogados para llevar el asunto a los juzgados. Esta solución demorará el abono de la cantidad pero, al menos, logrará que pasados los primeros doce meses sin recuperar la cantidad adeudada, el Estado le devuelva el IVA.