Para comenzar, debemos establecer qué se entiende por reducción de costos. Se trata de una de las vías más comunes para mejorar la rentabilidad de la empresa y, por ende, la productividad. El famoso dicho de “hacer más con menos” se encuentra muy al hilo de este concepto y se refiere, o bien a producir más con lo mismo, o a producir igual con menos. En ambos casos los costos se habrían reducido.
Hay que subrayar que el objetivo del negocio no es exactamente reducir costos, sino aumentar los resultados (ingresos - costes), por lo que, si la empresa no puede incrementar sus ingresos (para igualar la balanza), no le queda otra solución que disminuir los costos. Pero, ¿por qué una compañía se encontraría en esta tesitura? Por multitud de razones: caída de las ventas, falta de liquidez, no acceso al crédito, etc. La primera reacción ante el temporal suele ser despedir al personal, pero rara vez es la mejor solución.
¿Qué puede hacer una empresa para reducir costos?
Ante un panorama adverso, las empresas tienen la oportunidad de redefinir su infraestructura para conseguir mayor eficiencia. A continuación exponemos algunas recomendaciones:
Mejorar la calidad: La calidad de un producto o servicio no es un elemento que debiera descuidarse en un proceso de reducción de costos. Por ello, es indispensable buscar fórmulas de producción que contribuyan al incremento del nivel de calidad a un menor costo.
Aumentar la productividad: Mayor productividad es sinónimo de obtener mayor producción al mismo costo o la misma producción a un menor costo. En este caso, se puede aumentar la productividad sustituyendo, por ejemplo, las viejas máquinas por otras más modernas y rápidas. Además, esta modernización en la maquinaria supondrá menos averías y, por tanto, menos tiempos muertos.
Reducir el catálogo de productos: Se trata de adaptar el catálogo de productos que se comercializan a las nuevas circunstancias. Por ejemplo, eliminar aquellos que se venden poco, que están mucho tiempo en el almacén y que ralentizan el retorno del capital invertido.
Optimizar el proceso de producción: Es fundamental estudiar y rediseñar, en lo posible, el proceso, eliminando pasos innecesarios.
Capacitar al personal: La alta formación de los empleados se traducirá en la mejora de la calidad. Un personal capacitado es el capital más valioso de la empresa.
Pasos para elaborar una estrategia eficaz en la reducción de costos
Es imprescindible valorar si se trata de un recorte estructural o coyuntural e identificar aquellos costos que no perjudicarán el desarrollo normal de la empresa. Por ejemplo, viajes o dietas.
Estudiar la causa-efecto que producirá la reducción de costos. Esto se puede ilustrar perfectamente con un ejemplo: si una empresa elimina las comisiones a sus vendedores puede originarles desmotivación y, finalmente, suponer una caída en las ventas.
Eliminar ineficiencias y prescindir de actividades innecesarias. Hace referencia a todos aquellos productos ineficientes, consumidores poco rentables, etc.
Centrarse en los clientes de alta rentabilidad. No todos los clientes interesan a la empresa, por lo que lo prioritario es mantener a los verdaderamente rentables.
Pedir colaboración a los trabajadores. Los propios empleados pueden ser buenos consejeros acerca de dónde ahorrar costos.
Diseñar un plan de mejora continua. Cuando se ha decidido disminuir costos, hay que diferenciar entre lo importante y lo urgente.
En conclusión, establecer un plan de reducción de costos en una empresa se basa en tres conceptos clave: detectar, prevenir y eliminar aquellos procesos que no aportan valor al sistema.