El coordinador en las reuniones de trabajo
La persona que asume este rol, ya sea el superior directo del equipo u otra persona más del mismo, es la responsable de conducir la reunión, así como de garantizar los resultados de la misma. Sus objetivos tienen que ir dirigidos a mejorar los procesos de trabajo, asegurar el aprendizaje continuo dentro de la organización y mejorar el clima de trabajo dentro del equipo.
El coordinador debe tener en cuenta unas reglas básicas, como iniciar y acabar puntualmente la reunión, entregar el orden del día y los materiales de apoyo. Asimismo, repasar el orden del día al inicio y reconducir a los asistentes al mismo si se alejan de él. Debe tener siempre disponible un reloj a la vista para controlar el tiempo y los turnos de preguntas y respuestas, procurando que todos participen e impidiendo debates no relevantes.
Finalmente, el coordinador debe resumir los puntos principales al final de cada tema y de la reunión y asegurar que los participantes tengan presentes las decisiones tomadas.
Es importante que la conducción asegure el interés de los asistentes, de forma que el coordinador debe cuidar y desarrollar los aspectos básicos de la comunicación eficaz (tono de voz adecuado, mirar a los ojos, practicar la escucha activa, etc). Una conducción de éxito tiene que ver con conseguir guiar la reunión para llegar a acuerdos.
Preparación de las reuniones de trabajo
Es importante cuidar ciertos detalles para asegurar el éxito de la reunión: llevar a cabo una convocatoria clara y con suficiente antelación, recoger y organizar toda la información necesaria a tratar y preparar el orden del día; desde el punto de vista logístico, disponer de un lugar y medios adecuados y tener en cuenta la ubicación de los asistentes.
Contenido de una reunión de trabajo
En la reunión es esencial reflexionar sobre el día a día, realizar un seguimiento del proceso de trabajo y analizar posibles incidencias. Para ello, es recomendable analizar toda la información disponible con indicadores de gestión para proponer soluciones y mejoras y evitar que los problemas se eternicen.
Otros aspectos a tener en cuenta son el hecho de facilitar información general relevante de la organización y la detección de posibles necesidades de formación de todo el equipo de trabajo.
Orden del día
Debe contener información relativa al día y hora de la convocatoria, el coordinador, los asistentes, los temas a tratar y su previsión horaria para cada tema, así como el nombre de las personas que informarán de los mismos.
Post-reunión
Para asegurar el éxito de la reunión, es igualmente importante levantar acta de los acuerdos tomados, incluyendo los responsables y el plazo de ejecución. Estos acuerdos deben ser ejecutados e informar de su situación en las próximas reuniones. El coordinador se encarga de enviar las actas y difundirlas tanto a asistentes como a aquellas personas involucradas de la organización.
Si logra implantar una cultura de reuniones de trabajo exitosas en la organización, dispondrá de una potente herramienta de aprendizaje continuo, de desarrollo de las competencias clave, así como de la mejora de procesos de trabajo y de los flujos de información. Por último, y no menos importante, mejorará la motivación de sus colaboradores y el clima laboral de la organización.