¿Cuál es la diferencia entre una organización formal y una informal?
La organización formal es un conjunto fijo de normas, estructuras y procedimientos para ordenar una organización.
La organización formal pretende indicar lo que hace cada uno, que relación tiene con cada uno de los miembros de la empresa y bajo las órdenes de quién está. Es aquí donde surge el principal problema en las pequeñas empresas ya que esta “organización formal”, si es que existe, es un mero formalismo que realmente no se sigue.
¿Quién no ha experimentado en una pequeña empresa recibir una indicación u orden de su jefe, para media hora más tarde llegar alguien con una orden totalmente diferente?
La organización informal, por su lado, está formada por las personas y relaciones que se dan entre ellas, convive con la organización formal, pero muchas veces no se presta atención a los efectos que tiene en la eficiencia de la organización formal. La organización formal puede tanto apoyar la organización informal como obstaculizarla.
¿En qué se basa la organización informal?
Se puede basar en:
La amistad que se desarrolla entre miembros de una organización, no siempre del mismo departamento o del mismo nivel jerárquico. En muchas ocasiones los empleados de una empresa se “valen” de esa amistad para obtener cosas que a través de la organización formal sería más complicado o incluso imposible. Para hacer esto, muchas veces se saltan niveles jerárquicos, lo cual no sólo crea malestar en quien es “saltado”, sino que puede crear graves problemas en el funcionamiento de la empresa. Por otro lado, si la organización informal prevalece más frecuentemente que la formal puede ser señal de que algo no va bien con la estructura formal.
Estructura de poder. Todos conocemos que asociado a cualquier trabajo dentro de una empresa hay un grado de autoridad, pero también es cierto que esta autoridad debe convivir con lo que se denomina poder individual. Al contrario de la autoridad, este tipo de poder no está asociado al puesto sino a la persona, y puede ser originado por factores como antigüedad en la empresa, conocimiento, contactos, información, carisma, etc.
Una persona que tenga este poder individual será capaz de ejercer influencia sobre los demás. Su opinión es valorada. También existen aquellas personas que tienen “mano”, es decir, que sus compañeros consideran que tienen más poder porque tienen “contactos” a nivel superior en la organización.
Estructura de decisiones. Según la organización formal a cada posición le corresponde tomar una serie de decisiones con el fin cumplir con las funciones que le han sido asignadas, pero cuando la decisión la toma otra persona, entonces informalmente se “anula” a quien es el verdadero responsable de ejecutar dicha función.
Esto suele suceder mucho en las pequeñas empresas, porque los dueños quieren ser quienes toman todas las decisiones (centralización), con lo que los mandos intermedios son en cierto modo anulados porque el resto del personal sabe que al fin y al cabo quien toma la decisión es el dueño y no el encargado.
La organización informal no puede ni debe tratar de eliminarse, debe convivirse con ella, pero se deben tomar las medidas para que no obstruyan a la organización formal, los canales de comunicación formales deben ser acatados en la medida de lo posible.