Anticipación. El cálculo de los costos se realiza siempre a priori, antes de la posible aceptación del mismo. Aunque parezca una obviedad, nunca debe facilitarse un precio a un cliente en base a una intuición, de forma previa, ya que nos podemos encontrar que, una vez cerrada la venta, comprobemos que los costos son más elevados de los que en un principio nos parecía.
Equilibrio. Es importante acertar con la cantidad presupuestada, de forma que no esté por encima de las posibilidades del potencial cliente, pero que cubra los gastos del servicio o producto ofertado. En este sentido, el presupuesto es una herramienta comercial, por lo que se debe tratar de armonizar el objetivo de la venta (lograr beneficios) con la satisfacción y las necesidades del cliente.
Objetividad. Hay que ser capaz de ser objetivo cuando se señalan los costos asociados a un producto o servicio. Aunque el costo de los materiales es, en principio, sencillo, en este sentido, el tema se complica cuando intervienen costos asociados a horas de trabajo de un profesional. La recomendación, en este caso, es revisar el historial de presupuestos para ajustarse a la realidad en base a la experiencia.
Consejos a seguir
Una vez clarificado el marco en el que debemos movernos cuando elaboramos un presupuesto, le detallamos una serie de consejos que pueden serle útiles para confeccionarlo, tanto si se trata de un servicio como de un producto en concreto:
Especificar siempre la fecha del presupuesto.
Especificar la forma de pago y los plazos de vencimiento.
Especificar si el presupuesto es con o sin IVA. (o impuesto equivalente).
Si se tiene que contratar a una persona, calcular el importe bruto del salario anual (o la parte proporcional).
Si se deben justificar gastos, pedir siempre la factura correspondiente y archivarlas ordenadamente.
Desglosar detalladamente las actividades a realizar y pensar detalladamente todos los costos que pueden implicar.
Incluir notas que aclaren los conceptos (como el número de horas o personas, etc.).
En el caso de incluir servicios, calcular los precios/hora por perfil o tarea, nunca por persona.
Si se tienen que aplicar gastos como dietas o kilometraje, llevar a cabo un cálculo realista y ajustado a las experiencias previas.
Cuando se externalizan tareas, pedir presupuestos a más de un profesional o empresa.
Realizar el seguimiento de la ejecución del proyecto para tener referencias para futuros presupuestos.